¿Sabes cuál es la mejor manera de crear? respuestas automáticas en Gmail ? Esta es una de las características más útiles que podemos encontrar en esta plataforma de mensajería electrónica. Especialmente si hablamos de oficinas, empresas o agencias que trabajan a través de este medio.
Sin duda, Gmail ha evolucionado mucho a lo largo de los años. Es así como actualmente es sin duda la mejor aplicación de correo electrónico del mundo. Esto es gracias a funciones como las respuestas automáticas, que hoy te explicaremos.
¿De qué se tratan las respuestas automáticas en Gmail?
Si no has oído hablar de respuestas automáticas en Gmail , son simplemente mensajes enviados automáticamente en una cuenta. Es decir, si escribes a una cuenta de empresa te enviará un mensaje sin necesidad de que lo envíe una persona.
Esta es una gran característica para las empresas que desean mantener un cierto nivel de servicio al cliente en todo momento. Periodos vacacionales . Después de todo, los trabajadores no siempre están preparados para responder a todas las solicitudes. En general, los beneficios de esta característica son los siguientes:
- Podrás exportar responder rapido para clientes que escriben a su correo electrónico.
- Reducir el tiempo perdido al responder mensajes, especialmente aquellos que son repitiendo .
- Esta es una medida de control sobre la clientes de alta prioridad y baja prioridad. De esta manera podrás atender a quienes más lo necesitan en este momento.
- Prevenir un notable ausencia de la empresa en sus canales de comunicación, lo cual es fatal. Parece que las actividades operativas han cesado.
- Puede dirigir a los clientes a otros canales de comunicación donde la comunicación esté más orientada a las ventas.
Ahora bien, ¿cuál es la mejor manera de crear respuestas automáticas en Gmail ? Hay varios pasos a seguir dependiendo del dispositivo que estés utilizando y a continuación te explicaremos el proceso en computadoras.
Respuestas automáticas en Gmail para escritorio
El ordenadores Siguen siendo un medio muy utilizado para el correo electrónico. Por eso, es importante saber generar respuestas automáticas en este medio. Para ello, los pasos son los siguientes:
- Necesitas abrir la aplicación Gmail.
- Selecciona el icono de configuración que verás en la esquina superior derecha
- Tienes que desplazarte hacia abajo hasta que veas una opción llamada “ Respuesta automática ". En este punto es necesario habilitar esta opción.
- Aparecerá la opción para completar los espacios en blanco para el período de tiempo y el asunto del correo electrónico. También podrás escribir el mensaje que recibirá la persona con instrucciones o información de interés.
- Para gestionar la privacidad de la respuesta automática, debes marcar la casilla debajo del mensaje. Esto indica que sólo aquellos usuarios registrados como contactos podrán ver el mensaje.
- Finalmente, la opción “ Guardar cambios ”hará que el mensaje se guarde.
¿Cómo puedo desactivar las respuestas automáticas?
Supongamos que el mensaje que forma parte del respuestas automáticas en Gmail No te funciona, debes eliminarlo. Puede hacerlo fácilmente en una pestaña encima de la sección "Bandeja de entrada" de su bandeja de entrada. Aparecerá una opción “ Termina ahora ”lo que le permitirá desactivar el mensaje.
¿Cómo funciona la respuesta automática en Gmail?
Ahora, una vez que tengas el respuestas automáticas en Gmail , ¿Lo que sucede? En primera instancia debes saber que no se activa inmediatamente después de finalizar el proceso que te hemos mencionado. De hecho, sucede así:
- Su activación será en 12:00 de la mañana desde el día en que lo realizaste.
- Al desactivarlo, esta acción eventualmente ocurrirá en 11:59 de la noche del mismo día.
Esto es importante porque una vez hayas realizado la acción, los mensajes automáticos se seguirán enviando hasta que pase la fecha límite. Respecto a su funcionamiento, se envían la primera vez que alguien escribe a tu correo electrónico. Sin embargo, también se pueden enviar en ocasiones adicionales:
- después de que tuviste cambió el asunto o cualquier elemento del correo electrónico , probablemente sucederá. Después de todo, sería un correo electrónico relativamente nuevo y se reenviaría a cualquiera que le escriba.
- Cuando la misma persona te escribe por un dentro de 4 días después de la primera vez también sucederá.
- Existe la opción de habilitar la respuesta automática para las personas que forman parte de una empresa o institución.
El respuestas automáticas en Gmail Ofrecen varias herramientas muy útiles. Por ejemplo, seleccionar "Fuera de la oficina" permitirá a otros usuarios saber que nadie responde a los mensajes. Esta es una excelente manera de configurar el horario de atención al cliente en su cuenta de Gmail.
En teléfonos celulares
Dado que Gmail viene de forma predeterminada en todos los teléfonos Android y se puede descargar en iPhone, es importante saber cómo habilitar los mensajes automáticos. En realidad, no es demasiado complicado ya que debes seguir los siguientes pasos:
- Abra la aplicación y seleccione " Menú ”, opción que encontrarás en la esquina superior izquierda.
- Desplázate hacia abajo hasta que aparezca la opción “ Institución ". Selecciónelo y luego seleccione el ícono de su cuenta de Gmail.
- Busca la opción “ Respuesta automática ”Y selecciónelo. Te saldrá la opción de activarlo y completar el asunto y el mensaje.
Con estos pasos podrás enviar respuestas automáticas en Gmail a través de tu teléfono. El procedimiento es básicamente el mismo tanto para Android como para iOS. Esto significa que también puedes seguirlo si eres usuario de una tableta con cualquiera de los programas.
Gestiona el servicio de atención al cliente con respuestas automáticas en Gmail
Gracias a respuestas automáticas en Gmail Nunca dejarás tu correo electrónico desatendido. Este es un error muy grave, ya que las empresas y negocios siempre deben mostrar actividad para atraer a sus clientes.
¿Tienes alguna duda? Tienes todos los pasos que debes seguir para configurar mensajes automáticos, independientemente de tu dispositivo. Ya sea que estés dirigiendo un negocio o en atención al cliente, te será de gran utilidad.